War­um ist ein Wis­sens­ma­nage­ment im Unter­neh­men wichtig?

Ein Mit­ar­bei­ter (w/m/d) hat sich über vie­le Jah­re in eine Viel­zahl von Pro­jek­ten mit guten Ideen und kon­kre­ten Inhal­ten gewinn­brin­gend mit ein­ge­bracht. Er hat sich umfang­rei­ches Know-how über die Jah­re Dank vie­ler bezahl­ter Wei­ter­bil­dun­gen und pri­va­tem Enga­ge­ment ange­eig­net und sich als The­men-Spe­zia­list einen Ruf im Unter­neh­men auf­ge­baut . Doch plötz­lich kün­digt die­ser Mit­ar­bei­ter und ver­lässt in vier Wochen offi­zi­ell das Unter­neh­men. Ach übri­gens — er hat noch vie­le Tage Rest­ur­laub und hat daher schon in einer Woche sei­nen letz­ten Arbeits­tag. Jetzt geht das Cha­os um im Unter­neh­men: “Wen kann der Mit­ar­bei­ter noch schnell ein­ar­bei­ten, wer über­nimmt tem­po­rär sei­ne Auf­ga­ben? Wie kön­nen wir gewähr­leis­ten, dass mög­lichst viel von sei­nem Wis­sen im Unter­neh­men bleibt und war­um ver­dammt noch­mal haben wir uns nicht im Vor­feld mal Gedan­ken dar­über gemacht, wie wir Wis­sen nach­hal­tig im Unter­neh­men sichern kön­nen?” Kommt Dir das evtl. bekannt vor? 

Auch im Jahr 2019 ist für vie­le mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men (Ja, es gibt bestimmt auch Kon­zer­ne die davon betrof­fen sind. Ich fokus­sie­re mich hier im Blog aller­dings auf den Mit­tel­stand) ein eta­blier­tes Wis­sens­ma­nage­ment immer noch Neu­land. Immer wie­der sor­gen Per­so­nal­ab­gän­ge für gro­ße “Know-how”-Lücken und viel erar­bei­te­tes Wis­sen geht für immer ver­lo­ren. Von den gan­zen getä­tig­ten Wei­ter­bil­dungs­in­ves­ti­tio­nen mal ganz zu schwei­gen. Ach, was wäre es toll wenn man gute Mit­ar­bei­ter so ein­fach klo­nen könn­te. 😉 Aber es geht auch ein­fa­cher. Es geht bei einem Wis­sens­ma­nage­ment im Unter­neh­men aller­dings nicht nur um die Siche­rung von bestehen­den Wissen. 

Ein gut struk­tu­rier­tes Wis­sens­ma­nage­ment sorgt für wei­te­re posi­ti­ve Punk­te im Unternehmen

All­ge­mein

  • Opti­mie­rung inter­ner Prozesse
  • Aufbau/Ausbau von Kom­pe­ten­zen im gesam­ten Unternehmen
  • Auf­ge­schlos­se­ne Unter­neh­mens­kul­tur, die das Tei­len von Wis­sen wert­schätzt und aktiv fördert
  • Aufbau/Ausbau eines Innovations-Management

Kon­kre­te Beispiele

  • The­ma “Onboar­ding”: Neue Mit­ar­bei­ter (inkl. Azu­bis, Prak­ti­kan­ten, Dual-Stu­den­ten etc.) kön­nen effek­ti­ver und deut­lich schnel­ler ein­ge­ar­bei­tet werden.
  • Jeder Mit­ar­bei­ter, egal ob extro- oder intro­ver­tiert, kann mit rele­van­ten und qua­li­ta­ti­ven Inhal­ten zum Wis­sens­auf­bau beitragen. 
  • The­men-Spe­zia­lis­ten kön­nen im Unter­neh­men schnel­ler iden­ti­fi­ziert wer­den. Gene­rell wer­den vor­han­de­ne Kom­pe­ten­zen im Unter­neh­men trans­pa­rent erkennbar.
  • Beson­de­re Wert­schät­zung von akti­ven “Wis­sens-Lie­fe­ran­ten” mit­hil­fe von Gami­fi­ca­ti­on-Ele­men­ten (z. B. Aus­zeich­nun­gen wenn ein Mit­ar­bei­ter eine bestimm­te Anzahl von rele­van­ten Blog- und/oder Wiki-Arti­keln erstellt hat)

Wie kann ein gutes Wis­sens­ma­nage­ment im Unter­neh­men umge­setzt werden? 

Am Anfang soll­te zunächst eine aus­führ­li­che Ana­ly­se ste­hen, wie eigent­lich Wis­sen im jewei­li­gen Unter­neh­men ent­steht, in wel­chen Berei­chen und von wel­chen Per­so­nen — und zwar unter­neh­mens­weit und nicht iso­liert in Abtei­lungs-Silos gedacht. Wo fehlt noch drin­gend Know-how und wo ist es mehr als aus­rei­chend vor­han­den? Das alles natür­lich ver­bun­den mit etwas Weit­sicht auf zukünf­ti­ge Markt­ent­wick­lun­gen. Stell Dir auch auch fol­gen­de Fra­ge: Wer muss wann was wis­sen? Wenn man die­se Haus­auf­ga­ben gemacht hat (und nein — das ist kein ein­ma­li­ges Pro­jekt son­dern ein fort­lau­fen­der Pro­zess), kann man sich über­le­gen, wie man es nun in Zukunft schafft, Wis­sen effek­tiv im Unter­neh­men auf­zu­bau­en, zu erwei­tern und natür­lich auch im Unter­neh­men zu hal­ten.

Muss die tech­ni­sche Umset­zung teu­er und auf­wen­dig sein? Nicht zwangs­läu­fig. Solan­ge man die Zeit im Vor­feld in eine aus­gie­bi­ge Ana­ly­se (sie­he obe­rer Abschnitt) inves­tiert hat und im Anschluss ein schlüs­si­ges Kon­zept (bei dem idea­ler­wei­se auch Mit­ar­bei­ter mit­ge­wirkt haben) erar­bei­tet hat, ist ein wich­ti­ger Bau­stein eines effek­ti­ven Wis­sens­ma­nage­ments im Unter­neh­men bereits gelegt. Der Umfang der tech­ni­schen Umset­zung eines Wis­sens­ma­nage­ment wird von Unter­neh­men zu Unter­neh­men unter­schied­lich sein, da vie­le Vor­aus­set­zun­gen (Per­so­nal­res­sour­cen, Bud­get, bestehen­de IT-Infra­struk­tur und Know-how der IT-Abtei­lung etc.) anders gege­ben sind.

Da ich aber nun ger­ne die graue Theo­rie ver­las­sen will, habe ich mich für ein in mei­ner Berufs­pra­xis bereits erprob­tes Bei­spiel ent­schie­den. Kon­kret geht es um den Auf­bau eines Social Intra­net mit­hil­fe des Con­tent-Manage­ment-Sys­tems “Wor­d­Press”.

In mei­ner Arti­kel-Serie “Wie Du Schritt für Schritt ein Social-Intra­net mit Wor­d­Press auf­baust” gehe ich hier detail­liert dar­auf ein. Für die­sen Arti­kel fokus­sie­re ich mich daher auf die mög­li­chen Berei­che ohne aber umfas­send auf Fea­tures und Tech­nik einzugehen.

In die­sem Arti­kel fokus­sie­re ich mich auf mög­li­che Funk­tio­nen und Zie­le mit Bezug auf das Wis­sens­ma­nage­ment im Unter­neh­men in Sachen mit­tel- und lang­fris­ti­ger inter­ner Kom­mu­ni­ka­ti­on. Das gan­ze dann tech­nisch umge­setzt mit Wor­d­Press und ent­spre­chen­den Plugins.

Blog

All­ge­mein gehö­ren hier Inhal­te der mit­tel­fris­ti­gen Kom­mu­ni­ka­ti­on rein.
Bei­spie­le: Neu­ig­kei­ten aus der Geschäfts­füh­rung , den Fach­be­rei­chen (und Stand­or­ten — falls das auf Dein Unter­neh­men zutrifft) , Neuigkeiten/Ergebnisse von internen/externen Pro­jek­ten, Ideen für neue Pro­duk­te und/oder Dienst­leis­tun­gen und Hin­wei­se auf Kun­den- und Mit­ar­bei­te­re­vents. Eine wei­te­re Mög­lich­keit: Jede Woche erscheint ein Blog-Arti­kel mit kura­tier­ten exter­nen Inhal­ten (so etwas wie eine Art “News-Clip­ping”) bzgl. Markt­ent­wick­lun­gen, Mit­be­wer­ber oder all­ge­mei­nen aber immer rele­van­ten The­men.
Jeder Blog-Arti­kel kann kom­men­tiert wer­den. Dadurch kann jeweils auch eine Dis­kus­si­on entstehen.

Vor­tei­le & Erfolgs­mes­sung

  • Entlastung/Umleitung des E‑Mail Kanals (für ein Wis­sens­ma­nage­ment ist E‑Mail eher sub­op­ti­mal. Bei­spiel: Ver­lässt ein Mit­ar­bei­ter (w/m/d) das Unter­neh­men, so wer­den sei­ne E‑Mails zwar wahr­schein­lich archi­viert aber es wird sich kaum jemand die Arbeit machen und in den Archi­ven gezielt nach ver­wert­ba­ren Infor­ma­tio­nen suchen.
  • För­de­rung einer Unter­neh­mens­kul­tur, die den the­men­ba­sier­ten Aus­tausch unter­ein­an­der begrüßt
  • Mess­bar durch: Zugriffs-Sta­tis­ti­ken, Anzahl an Kom­men­ta­ren etc. 

Wie kann so etwas in Wor­d­Press aussehen?

Beispiel für einen Blog-Artikel unter WordPress
Bei­spiel für einen Blog-Arti­kel mei­ner Test­um­ge­bung unter www.wp-social-intranet.de. Hin­weis: Ist alles noch “Work-in-Pro­gress”, da ich für mei­ne Arti­kel-Serie mei­ne Test­um­ge­bung kom­plett umbau­en will.

Wiki

All­ge­mein gehö­ren hier Inhal­te der lang­fris­ti­gen Kom­mu­ni­ka­ti­on rein.
Bei­spie­le: Arbeits­an­wei­sun­gen, For­mu­la­re, Anlei­tun­gen und Hil­fe­stel­lun­gen, Doku­men­te mit lang­fris­ti­ger Rele­vanz.
Hier gibt es kei­ne Kom­men­tar­funk­ti­on, aller­dings hat man eine Feed­back­mög­lich­keit (Gefällt mir/Gefällt mir nicht).

Vor­tei­le & Erfolgs­mes­sung

  • Der Wiki kann das zen­tra­le Ele­ment Dei­ner “Wis­sens-Siche­rung” im Unter­neh­men sein. Wiki-Arti­kel kön­nen in Blog-Arti­kel ein­flie­ßen und aus bestimm­ten The­men von Blog-Arti­keln kön­nen wie­der­um Wiki-Arti­kel entstehen
  • Mess­bar durch: Zugriffs-Sta­tis­ti­ken, Anzahl an Bewertungen/Feedbacks

Wie kann so etwas in Wor­d­Press aussehen? 

Beispiel für eine Wiki-Seite unter WordPress
Bei­spiel für einen Wiki-Arti­kel mei­ner Test­um­ge­bung unter www.wp-social-intranet.de Hin­weis: Ist alles noch “Work-in-Pro­gress”, da ich für mei­ne Arti­kel-Serie mei­ne Test­um­ge­bung kom­plett umbau­en will. 

Mit­ar­bei­ter-Ver­zeich­nis

Wer kennt sie nicht: die gute alte Excel-Lis­te, die für das Mit­ar­bei­ter­ver­zeich­nis (oder ger­ne als “Tele­fon­lis­te” bezeich­net) her­hal­ten muss. Zuge­ge­ben — Excel ist ein Stan­dard und die Erstel­lung ist recht sim­pel. Wie schaut es aber mit der Aktua­li­sie­rung aus wenn Mit­ar­bei­ter gehen und/oder neue Mit­ar­bei­ter ins Unter­neh­men kom­men? Wäre es nicht sinn­voll, wenn sich das Mit­ar­bei­ter-Ver­zeich­nis auto­ma­tisch aktua­li­siert und mit­hil­fe von Fil­tern unkom­pli­ziert durch­such­bar wäre? Was noch bes­ser wäre in Sachen Wis­sens­ma­nage­ment: Wie kann ich schnell einen Spe­zia­lis­ten im Unter­neh­men zum The­ma “XYZ” iden­ti­fi­zie­ren? Die Lösung ist sim­pel — durch ein dyna­mi­sches Mit­ar­bei­ter-Ver­zeich­nis in Wor­d­Press, das im Ide­al­fall an ein vor­han­de­nes Acti­ve Direc­to­ry (Gehe im Arti­kel “Wie Du Schritt für Schritt ein Social-Intra­net mit Wor­d­Press auf­baust Teil 2″ genau­er auf tech­ni­sche Details ein) ange­bun­den ist. Jeder Mit­ar­bei­ter hat zudem die Mög­lich­keit, sei­ne Exper­ti­se im eige­nen Pro­fil einzutragen.

Beispiel für ein interaktives Mitarbeiter-Verzeichnis unter WordPress
Bei­spiel für ein Mit­ar­bei­ter-Ver­zeich­nis (mit Such­fil­tern) mei­ner Test­um­ge­bung unter www.wp-social-intranet.de Hin­weis: Ist alles noch “Work-in-Pro­gress”, da ich für mei­ne Arti­kel-Serie mei­ne Test­um­ge­bung kom­plett umbau­en will. 

Such­funk­ti­on

Die bes­ten Inhal­te brin­gen natür­lich nur wenig, wenn die Suche danach umständ­lich ist. Die Stan­dard-Such­funk­ti­on von Wor­d­Press ist lei­der sehr rudi­men­tär und stark ein­ge­schränkt. Aller­dings gibt es hier eini­ge wirk­lich gute Such-Plugins für Wor­d­Press, die eine voll umfäng­li­che (z. T. sogar mit Voll­text­su­che in PDF- und/oder Office-Doku­men­ten) Suche im gesam­ten Social Intra­net ermög­li­chen (einen poten­ten Ser­ver vor­aus­ge­setzt). Für beson­ders hohe Ansprü­che an Such­qua­li­tät und Such­per­for­mance in Wor­d­Press gibt es dann auch mäch­ti­ge­re Lösun­gen wie z. B. die Anbin­dung an Elastic­se­arch.

Wei­te­re Wis­sens­ma­nage­ment-Tools für Dein Unternehmen 

Eine “eier­le­gen­de Wollmilchsau”-Lösung für das Wis­sens­ma­nage­ment im Unter­neh­men exis­tiert nicht. Daher hal­te ich es immer für sinn­voll nach pas­sen­den Tools Aus­schau zu hal­ten, die die­ses Wis­sens­ma­nage­ment effek­tiv unter­stüt­zen kön­nen. Jedes Unter­neh­men muss für sich hier selbst schau­en, ob und wel­ches Tool die pas­sen­de Lösung dar­stellt. Die Ana­ly­se des Ist-Zustands des Wis­sens­ma­nage­ments im Unter­neh­men und die dar­auf fol­gen­de Ablei­tung von Zie­len, Maß­nah­men und Erfolgs­mes­sung soll­ten mei­ner Mei­nung nach immer obers­te Prio­ri­tät haben, bevor mög­li­che Tools in Betracht gezo­gen wer­den. Im Ide­al­fall hat man so im Vor­feld einen “Kri­te­ri­en-Kata­log” erar­bei­tet, mit dem im Anschluss gezielt ein Ver­gleich ver­schie­de­ner Lösun­gen zur Ent­schei­dungs­fin­dung erstellt wer­den kann. Das kann zum Teil zeit­in­ten­siv sein, mini­miert aber u. a. auch das Risi­ko einer Fehl­ent­schei­dung, die im Nach­gang weit mehr Zeit und Geld verbrennt.

Hin­weis: Die fol­gen­den Tools habe ich sel­ber beruf­lich oder pri­vat genutzt bzw. set­ze die­se zum Teil immer noch ein. Die jewei­li­gen Links zu den Tools sind weder Affi­lia­te-Links, noch habe ich irgend­ei­nen finan­zi­el­len Vor­teil dadurch. Ich emp­feh­le halt nur ger­ne Tools, die ich sel­ber auf Herz & Nie­ren in der Pra­xis tes­ten konn­te und die mich letzt­end­lich über­zeugt haben. 

Agi­les Pro­jekt- und Aufgabenmanagement

Bis hier­hin habe ich nur den Bereich der mit­tel- bis lang­fris­ti­gen Kom­mu­ni­ka­ti­on mit einem Blog, Wiki und einem FAQ-Bereich abge­deckt. Was ist aber mit der kurz­fris­ti­gen und der pro­jekt­ba­sier­ten (das Tages­ge­schäfts gehört natür­lich auch dazu) inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on? Hier wer­den immens wich­ti­ge Inhal­te erstellt, die natür­lich auch in ein Wis­sens­ma­nage­ment gehö­ren.

Ich bin immer ein Freund davon, jeweils auf spe­zia­li­sier­te Tools zu set­zen und nicht auf “All-In-One”-Geschichten (Stich­wort “Kön­nen von allem etwas aber nichts rich­tig gut”). Daher sehe ich auch für das Social Intra­net und das Pro­jekt- und Auf­ga­ben­ma­nage­ment in einem Unter­neh­men zwei sepa­ra­te Lösun­gen (die ggf. per Schnitt­stel­le mit­ein­an­der kom­mu­ni­zie­ren können).

Agiles Projekt- und Aufgabenmanagement mit Stackfield aus Deutschland

Tool-Bei­spie­le: Hier grei­fe ich zunächst auf ein Tool zurück, dass ich bis heu­te beruf­lich für mein Pro­jekt- und Auf­ga­ben­ma­nage­ment ein­set­ze: Stack­field. Ich habe 2018 die unter­neh­mens­wei­te Ein­füh­rung (für rund 300 User) von Stack­field bei mei­nem dama­li­gen Arbeit­ge­ber bera­tend beglei­tet und vor­her in mei­nem 5‑köpfigen Mar­ke­ting-Team als Lei­ter aus­führ­lich in der Pra­xis getes­tet. Für das Früh­jahr 2020 (dann soll­te wahr­schein­lich auch die neue Ver­si­on 4 erschie­nen sein) pla­ne ich einen sepa­ra­ten Arti­kel, der das Tool detail­lier­ter the­ma­ti­sie­ren wird inkl. vie­ler Screen­shots, Vide­os und mög­li­cher Anwen­dungs­mög­lich­kei­ten. War­um nun gera­de die­ses Tool? Das Gesamt­pa­ket kann mich bis heu­te überzeugen:

  • (Gruppen-)Chat, Dis­kus­sio­nen und Pro­jekt­ma­nage­ment wer­den kom­plett in einem Tool ver­eint (Wer braucht da noch Slack?)
  • Optio­na­le “End-2-End”-Verschlüsselung sämt­li­cher Inhal­te in Stackfield
  • Jedes Modul von Stack­field kann pro Raum indi­vi­du­ell akti­viert oder deak­ti­viert werden
  • Jedes Modul von Stack­field kann nach eige­nen Vor­stel­lun­gen kos­ten­pflich­tig ange­passt werden
  • Bei Bedarf besteht auch die Mög­lich­keit, ein kom­plet­tes Modul nach den eige­nen Anfor­de­run­gen kos­ten­pflich­tig erstel­len zu lassen
  • “Live-Hil­fe” ist direkt in Stack­field mög­lich (ist als eige­ner Raum umge­setzt). Bis dato habe ich immer Unter­stüt­zung in weni­gen Minu­ten erhal­ten. Der gesam­te Chat-Ver­lauf bleibt bestehen, so dass man immer mal wie­der bei Bedarf alte Ein­trä­ge anschau­en kann. 
  • “Last but not least”: Kei­ne Lust auf ein Cloud-Hos­ting? Kein Pro­blem: Stack­field kann bei Bedarf auch auf unter­neh­mens­ei­ge­nen Ser­vern lau­fen

Mehr über das The­ma “DSGVO & Stack­field” fin­dest Du hier.

Wei­te­re inter­es­san­te Lösun­gen, die Du Dir anschau­en soll­test: Meis­ter­Task und Zen­kit. Ers­te­res Tool habe ich eini­ge Mona­te lang pri­vat genutzt und bin nun seit knapp 2 Mona­ten bei Zen­kit gelandet.

Was haben alle erwähn­ten Tools gemein­sam? Alle stam­men aus Deutsch­land und sind DSGVO-kon­form. Daher habe ich auch ande­re Tools (Asa­na, Trel­lo, Noti­on, Click­Up, Ryver und vie­le vie­le ande­re) hier im Arti­kel außen vor gelas­sen, da ich per­sön­lich zu vie­le Beden­ken bzgl. der Ein­hal­tung der DSGVO (die zum Teil vor­han­de­ne Zer­ti­fi­zie­rung bzgl. des EU‑U.S. Pri­va­cy Shield Frame­work reicht mir nicht aus, da die Daten z. T. immer noch auf nicht EU-Ser­vern gespei­chert wer­den) habe. Das ist aber nur mei­ne Mei­nung und die­se Tools haben mich sei­tens der gebo­te­nen Fea­tures auf jeden Fall begeistert.Bei dem unten genann­ten Tool “GoTo­Mee­ting” habe ich zum Bei­spiel eine Aus­nah­me gemacht, da ich mit der deut­schen Alter­na­ti­ve “edu­dip” noch kei­ne umfas­sen­den Erfah­run­gen sam­meln konnte.

Mind-Map­ping für Brain­stor­ming­s­/­Ideen-Samm­lung & Co.

Mind-Map­ping ist natür­lich kein neu­es The­ma mehr, aller­dings wird es mei­ner Erfah­rung nach immer noch zu sel­ten genutzt. In Sachen Mee­tings, Brain­stor­ming, Pro­jekt­vor­be­rei­tun­gen hat mir das bis jetzt immer gute Diens­te geleis­tet. Mind-Map­ping mit einem Tool in Ver­bin­dung mit hand­schrift­li­chen Noti­zen set­ze ich immer in mei­ner beruf­li­chen Pro­jekt­ar­beit ein.

Mindmapping mit Mindmeister aus Deutschland

Tool-Bei­spie­le: Soll es für den Anfang kos­ten­los sein? Dann werf’ einen Blick auf Min­do­mo (limi­tiert auf 3 Maps). Soll­te der Ein­satz mög­lichst fle­xi­bel sein, könn­te Mind­Meis­ter (das ist auch der­zeit mein per­sön­li­cher Favo­rit; hier fin­dest Du mehr zum The­ma Sicherheit/Datenschutz rund­um Mind­meis­ter; neben den kos­ten­pflich­ti­gen Ver­sio­nen gibt es auch eine abge­speck­te kos­ten­freie Ver­si­on) eine Opti­on sein. Ich gehö­re aller­dings zu den Nut­zern, die ihre Mind­maps nur am Desktop/Notebook/Tablet erstel­len und nicht via Smart­pho­ne. Daher kann ich bei kei­ner Lösun­gen berich­ten, wie gut/schlecht die mobi­le Umset­zung läuft. 

Dia­gramm-Erstel­lung aller Art 

draw.io: Diagrammerstellung aller Art

Tool-Bei­spiel: Da gibt es für mich der­zeit nur eine Lösung: Draw.io. Bei Bedarf (für mich aber nicht so kom­for­ta­bel) kann man das Tool auch für Mind-Maps nut­zen. Bezüg­lich Draw.io und GDPR/DSGVO fin­dest Du hier wei­te­re Infor­ma­tio­nen. Natür­lich gibt es ande­re pro­fes­sio­nel­le Lösun­gen wie Micro­soft Visio, die noch viel mehr zu bie­ten haben. Für mei­ne Ansprü­che ist aller­dings Draw.io mehr als aus­rei­chend und zudem kos­ten­los einsetzbar. 

Video-Mee­tings mit Aufnahmefunktion

Viel­leicht gibt es in Dei­nem Unter­neh­men Mee­ting-Räu­me mit dedi­zier­ter Tech­nik für Video-Kon­fe­ren­zen — dann bist Du wahr­schein­lich schon gut aus­ge­stat­tet. Falls aller­dings kei­ne sol­che Aus­stat­tung in Dei­nem Unter­neh­men vor­han­den ist und Dein Unter­neh­men vie­le ver­schie­de­ne Stand­or­te besitzt, kann ein Tool für Video-Mee­tings durch­aus hilf­reich sein. Die Nut­zung ist natür­lich nicht nur auf die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on beschränkt. Für die Kun­den bzw. Dienst­leis­ter-Kom­mu­ni­ka­ti­on ist das auch ein­setz­bar. Im Ide­al­fall gibt es ent­we­der Fir­men-Note­books mit ein­ge­bau­ter Web­cam und/oder Moni­to­re mit ergän­zen­der Web­cam — dann soll­te man auch Mee­tings bequem vom eige­nen Arbeits­platz aus durch­füh­ren kön­nen. Bei Bedarf soll­te es immer mög­lich sein, das Mee­ting auf­zeich­nen zu kön­nen. Natür­lich ist das nicht nur auf Mee­tings limi­tiert son­dern z. B. auch für inter­ne Schu­lun­gen oder Webi­na­re denk­bar. Auf­ge­zeich­ne­te Schu­lungs­vi­de­os kön­nen dann z. B. in einen Wiki-Arti­kel oder einer FAQ mit einfließen.

GoToMeeting: Video-Meetings mit Aufnahmefunktion

Tool-Bei­spie­le: In der Ver­gan­gen­heit habe ich beruf­lich sehr gute Erfah­run­gen mit GoTo-Mee­ting gemacht. Ja, es ist defi­ni­tiv nicht die preis­wer­tes­te Lösung aber die Fea­tures (Video­auf­zeich­nung mög­lich; Ein­wahl­mög­lich­keit per deut­scher Fest­netz­num­mer, pro­blem­los in Out­look inte­grier­bar, gute mobi­le App etc.) und die Zuver­läs­sig­keit haben mich bis heu­te über­zeugt. Mehr zum The­ma DSGVO kannst Du hier finden.

Wie bereits oben erwähnt, bin noch auf eine deut­sche Alter­na­ti­ve gesto­ßen: edu­dip scheint auf den ers­ten Blick sehr inter­es­sant zu sein. Alle Daten wer­den lt. edu­dip auf deut­schen Ser­vern gespei­chert. Aller­dings konn­te ich das Tool noch nicht aus­führ­lich tes­ten — daher (noch) kei­ne direk­te Emp­feh­lung, son­dern “nur” eine Erwähnung.

Medi­en­ver­wal­tung von Foto‑, Gra­fik- und Videodateien 

Die opti­ma­le Ver­wal­tung von Unter­neh­mens-Assets wie Bild/Grafik‑, Video- und Audio­in­hal­ten (auch bekannt unter der Bezeich­nung “Digi­tal-Asset-Manage­ment” oder kurz “DAM”) ist eben­so eine mög­li­che Ergän­zung in Sachen Wis­sens­ma­nage­ment. Auch hier kommt die bereits oben erwähn­te Aus­sa­ge “Wer muss wann was wis­sen?” zum Tra­gen. Eine pro­fes­sio­nel­le Medi­en­ver­wal­tung kann enorm viel Such- bzw. Recher­che­ar­beit (z. B. “Wo ist das Produktblatt/Produktbild von Pro­dukt XYZ?” oder “Wo fin­de ich ein Video-Tes­ti­mo­ni­al zum The­ma YXZ?”) ein­spa­ren. Als wei­te­res Anwen­dungs-Sze­na­rio könn­te auch fol­gen­des dar­stel­len: Du möch­test kei­ne gro­ßen Medi­en­da­ten im Blog/Wiki hoch­la­den? Statt­des­sen könn­test Du einen Link zur Medi­en­da­ten­bank dafür nut­zen. Das hält zudem die Wor­d­Press-Instal­la­ti­on schlank und führt nicht dazu, dass sich dar­aus ein “Ter­ra­byte-Mons­trum” über die Jah­re ent­wi­ckelt. Wor­d­Press kann wirk­lich vie­les — aber als rich­ti­ges Digi­tal-Asset-Manage­ment taugt es mei­ner Mei­nung nach nicht.

Die Bilddaten-Verwaltung "pixx.io" aus Deutschland

Tool-Bei­spiel: Das fol­gen­de Tool konn­te ich im Rah­men eines Pro­jekts bei einem ehe­ma­li­gen Arbeit­ge­ber in 2018 aus­gie­big mit mei­nem dama­li­gen Mar­ke­ting-Team tes­ten. Das aus Deutsch­land stam­men­de Tool pixx.io ist zum einem preis­lich attrak­tiv, zum ande­ren haben damals die umfang­rei­chen Funk­tio­nen und die über­sicht­li­che Benut­zer­ober­flä­che über­zeu­gen kön­nen. Ähn­lich wie bei Stack­field lässt sich pixx.io auch auf unter­neh­mens­ei­ge­nen Ser­vern auf­spie­len. Hier kannst Du eine aktu­el­le Auf­lis­tung der unter­stütz­ten Datei-For­ma­te ein­se­hen (inkl. PDF & Office-Doku­men­ten). Eine Voll­text­su­che in Doku­men­ten wird aller­dings nicht ange­bo­ten. Das ist aller­dings nicht kri­tisch, da Wor­d­Press in Ver­bin­dung mit einem Such-Plugin bei Bedarf eine sol­che Voll­text­su­che unter­stüt­zen kann (wenn man z. B. PDF-Datei­en in einem Blog- oder Wiki-Arti­kel ein­fügt.).

Für die Arbeit an Blog- und Wiki-Inhal­ten kann des­wei­te­ren das vor­han­de­ne Wor­d­Press-Plugin von pixx.io eine Zeit­er­spar­nis dar­stel­len. Die Stan­dard-Media­thek von Wor­d­Press ist — nun ja — eher sub­op­ti­mal (ähn­lich wie die Stand-Such­funk­ti­on) — da hilft das pixx.io-Plugin schon ungemein.

Lei­der wur­de das Pro­jekt damals vor einer Ein­füh­rung auf Eis gelegt. Da ich das Tool aller­dings wei­ter­hin beob­ach­te und eini­ge wei­te­re tol­le Fea­tures dazu gekom­men sind, kann ich es wei­ter­hin emp­feh­len. Infor­ma­tio­nen bzgl. der DSGVO kannst Du hier nachlesen.

Mei­ne abschlie­ßen­den Gedanken

Wie in vie­len ande­ren Berei­chen, soll­te man sich der Ana­ly­se des Ist-Zustands wid­men und mit die­sen Erkennt­nis­sen dann den Soll-Zustand erar­bei­ten. Erst danach soll­te man sich auf die Suche nach tech­ni­schen Lösun­gen wid­men. Nur so kann man eine nach­hal­ti­ge Lösung für ein Wis­sens­ma­nage­ment im Unter­neh­men auch umset­zen. Hat Dein Unter­neh­men immer die Über­sicht über alle geneh­mig­ten und durch­ge­führ­ten Wei­ter­bil­dun­gen der Mit­ar­bei­ter? Das hof­fe ich doch. Wie schaut es aber mit der Wis­sens-Siche­rung der Inhal­te die­ser Maß­nah­men aus? Hier schaut es wahr­schein­lich schon etwas düs­te­rer aus.

Durch Lösun­gen wie z. B. mit dem CMS “Wor­d­Press” wird die Basis geschaf­fen, um Wis­sen nach­hal­tig und lang­fris­tig im Unter­neh­men zu hal­ten und aus­zu­bau­en. Aller­dings muss auch die geleb­te Unter­neh­mens­kul­tur dazu pas­sen: Alle Mit­ar­bei­ter soll­ten dazu moti­viert wer­den, ihr Wis­sen auch mit ande­ren aktiv zu tei­len. Dafür bedarf es aber auch ent­spre­chen­de Frei­räu­me für die Mit­ar­bei­ter (Ich ken­ne nur zu gut Aus­sa­gen wie “Was soll ich denn noch alles neben Tages- und Pro­jekt­ge­schäft machen?!”), die sei­tens der jewei­li­gen Geschäfts­füh­rung geschaf­fen wer­den müssen.

Wie sind Dei­ne Erfah­run­gen in Sachen Wis­sens­ma­nage­ment in Dei­nem Unter­neh­men? Wel­che Wis­sens­ma­nage­ment Tools setzt Du ein? Schreib mir ger­ne Dei­ne Erfah­run­gen in den Kommentaren.

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