Wie Du Schritt für Schritt ein Social Intra­net mit Wor­d­Press auf­baust: Teil 3

Dein roter Faden: Der Projektplan

Im vor­he­ri­gen Arti­kel hast Du gelernt, wie eine Ent­schei­dungs­grund­la­ge für Dein Social Intra­net aus­se­hen könn­te und wie das P.O.S.T.-Framework und der “Gol­den Cir­cle” Dich dabei unter­stüt­zen kön­nen. Jetzt neh­men wir an, dass Du die Ent­schei­der über­zeu­gen konn­test und das Pro­jekt star­ten kann. Auf was Du alles in Sachen Pro­jekt­plan zu ach­ten hast, erfährst Du nun in die­sem Artikel.

Tools, die Dich beim Pro­jekt unter­stüt­zen können

  • Für ers­te Brain­stor­mings rund­um das Pro­jekt
    Mög­li­che Tools: z. B. Min­do­mo, Xmind, oder Mind­Meis­ter.
  • Für das Fest­le­gen von Abläufen/Workflows
    Mög­li­ches Tool: z. B. draw.io
  • Agi­les Pro­jekt- und Auf­ga­ben­ma­nage­ment für Dein Pro­jekt-Team
    Mög­li­che Tools: z. B. Stack­field, Meis­ter­Task, Zen­kit (Tools aus Deutsch­land, die zum Teil auch kos­ten­los genutzt wer­den kön­nen)
  • Erstel­lung von Wireframes/Mockups der Platt­form
    Mög­li­ches Tool: z. B. Ado­be XD oder Bal­sa­miq Wireframes
  • Als Unter­stüt­zung bei der eigent­li­chen Gestal­tung Dei­nes Social Intra­net
    Mög­li­ches Tool: z. B. blisk.io (ange­pass­ter Brow­ser auf Chro­mi­um-Basis, der u. a. die Anzei­ge auf iPho­ne, iPad und Mac­book Mock­ups live ermöglicht)
  • Platz­hal­ter-Inhalt für das Social Intra­net erstel­len
    Mög­li­che Tools: z. B. unsplash.com (Arti­kel-Bil­der & User­bil­der), loremtools.io (Füll­text) oder This Per­son Does Not Exist

Pha­se 1: Tech­ni­sche Voraussetzungen

In die­ser Pha­se gilt es zu aller­erst die all­ge­mei­nen Vor­aus­set­zun­gen für die tech­ni­sche Umset­zung des Social Intra­net auf Wor­d­Press-Basis in Dei­nem Unter­neh­men zu klä­ren. In mei­nem Fall hat­te ich, wie bereits geschil­dert, zuerst die IT kon­tak­tiert BEVOR ich über­haupt mit dem The­ma “Social Intra­net” an die Geschäfts­füh­rung getre­ten bin. Dafür war natür­lich mei­ne bereits bestehen­de pri­va­te Test-Platt­form eine gute Dis­kus­si­ons-Grund­la­ge für das Gespräch mit der IT. Aller­dings muss ich auch erwäh­nen, dass ich damals einen sehr enga­gier­ten, offe­nen und hoch­gra­dig pro­fes­sio­nel­len IT-Lei­ter hat­te, zudem ich immer einen sehr guten Draht hat­te. Ich hat­te also auch sehr viel Glück in mei­nem Pro­jekt — aber das gehört schließ­lich immer dazu. 😉

Setz Dich also mit Dei­ner IT-Lei­tung zusam­men und stim­me die wich­tigs­ten Eck­punk­te Dei­nes Platt­form (sieh Dir bit­te auf jeden Fall noch ein­mal den Abschnitt “Inter­nes Hos­ting” im vor­he­ri­gen Arti­kel “Wie Du Schritt für Schritt ein Social Intra­net mit Wor­d­Press auf­baust: Teil 2″ in Vor­feld an):

  • Ent­schei­dung bzgl. inter­nem Hos­ting. Wich­tig ist es hier­bei, dass man hier schon eine ers­te Kos­ten­ein­schät­zung gemein­sam erarbeitet.
  • Kann ein moder­ner Brow­ser wie Fire­fox, Edge Chro­mi­um oder Chro­me Enter­pri­se unter­neh­mens­weit ein­ge­setzt wer­den (beson­ders wich­tig, falls bei Euch noch der Inter­net Explo­rer 11 oder älter genutzt wird — der IE 11 ist ein NOGO!)
  • Wäre eine Anbin­dung an ein Acti­ve-Direc­to­ry (AD) theo­re­tisch mög­lich (per AD-Plugin ist das rela­tiv ein­fach in Wor­d­Press umsetzbar)
  • Wäre — falls das mit den AD klappt — eine wei­te­re Umset­zung eines Sin­gle-SignOn (SSO) mög­lich (auch das kann man mit einem AD-Plugin umsetzen)? 
  • Wie wür­de ein Sicher­heits- bzw. Back­up-Kon­zept für den Ser­ver (und Web­ser­ver) und die Wor­d­Press-Instal­la­ti­on aussehen?
  • Wie könn­te man monat­lich einen “Patch­day” durchführen?
  • Gibt es ggf. bereits bestehen­de Lösun­gen (z. B. Zeit­er­fas­sung, eine Bild­da­ten­bank, ein Doku­men­ten-Manage­ment­sys­tem etc.), die per Schnitt­stel­le ange­bun­den wer­den sollten?
  • Muss evtl. Know-how ein­ge­kauft wer­den? In Sachen Wor­d­Press, Linux und Schnittstellen? 

Noch eine klei­ne aber recht wich­ti­ge Ergän­zung. In der Stan­dard-Kon­fi­gu­ra­ti­on von Wor­d­Press ist es mög­lich, auf Datei­en des “Uploads”-Ordner auch ohne Log­in-Daten zugrei­fen zu kön­nen. Ein­zi­ge Bedin­gung: Man kennt den genau­en Pfad zur Datei (also z. B. “https://www.social-collaboration.blog/wp-content/uploads/2019/12/vertrauliches_dokument.pdf”. Das könn­te u.a. bei ver­trau­li­chen Fir­men­da­ten unschön wer­den. Hier wird aber hof­fent­lich Dei­ne IT-Abtei­lung ent­spre­chen­de Sicher­heits­vor­keh­run­gen tref­fen kön­nen. Das gan­ze soll­te auch kein Pro­blem dar­stel­len, wenn die Wor­d­Press-Instal­la­ti­on nur über das Netz­werk Dei­nes Unter­neh­mens erreich­bar ist. Hier kann man ja mit einem VPN arbei­ten, damit Mit­ar­bei­ter auch von unter­wegs aus auf das Social Intra­net zugrei­fen kön­nen.

Mich hat­te die Sache aber nicht in Ruhe gelas­sen. Nach eini­gen Recher­chen und Tests bin ich sel­ber bei dem Plugin “Pre­vent Direct Access” gelan­det. Die kos­ten­lo­se Ver­si­on ist zwar auf lächer­li­che drei Datei­en limi­tiert, taugt aber zu einem ers­ten Test. Was soll ich sagen — hat­te direkt beim ers­ten Vesuch geklappt — die drei Test­da­tei­en waren nicht mehr per direk­ten Link ohne Log­in auf­ruf­bar. Funk­tio­niert mit Apa­che- und Nginx-Web­ser­ver. Bei letz­te­rem ist etwas Fein­tu­ning wahr­schein­lich notwendig. 

Wenn nun alles soweit mit Dei­ner IT-Abtei­lung abge­stimmt ist, kann es nun in die nächs­te Pha­se Dei­nes Pro­jekts gehen.

Pha­se 2: Bil­dung eines Pro­jekt-Teams und Aus­wer­tung der der­zei­ti­gen Unternehmenskommunikation

Wie bei jeden ande­ren Pro­jekt soll­test Du wenn mög­lich auf fol­gen­des achten:

  • Ist das gemein­sa­mes Ziel/Vision klar kom­mu­ni­ziert?
    (Bei­spiel: “Wir wol­len gemein­sam eine moder­ne und sozia­le Infor­ma­ti­ons- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons-Platt­form in unse­rem Unter­neh­men auf­bau­en, die mit kon­ti­nu­ier­li­chen und rele­van­ten Inhal­ten die Mit­ar­bei­ter trans­pa­rent infor­miert, moti­viert und im bes­ten Fall begeis­tert.”)
  • Sind unse­re Arbeits­ab­läu­fe gut organisiert?
  • Haben wir geeig­ne­te Team­struk­tu­ren?
  • Wich­ti­ge Ent­schei­der und Mul­ti­pli­ka­to­ren soll­ten direkt zum Pro­jekt­start iden­ti­fi­ziert und ins Pro­jekt-Team inte­griert werden
  • Passt die Grö­ße des Pro­jekt-Teams ? (Bit­te nicht mehr als 5–6 Per­so­nen; hier gilt Qua­li­fi­ka­ti­on vor Quantität) 
  • Gibt es ein kla­res Rol­len­ver­ständ­nis inner­halb des Projekt-Teams?

Die ers­te und wich­tigs­te Auf­ga­be Dei­nes Pro­jekt-Teams besteht aus einer Ana­ly­se des Ist-Zustands der inter­nen Unternehmenskommunikation:

  • Erstel­le im Team einen klei­nen Fra­ge-Kata­log. Mit wel­chen Fra­gen könnt ihr die Pro­ble­me und Her­aus­for­de­run­gen Eurer Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen in Sachen Tages- und Pro­jekt­ge­schäft her­aus­fin­den? Wie läuft die bis­he­ri­ge Kom­mu­ni­ka­ti­on inner­halb der Abteilung/Teams ab? Wie wur­de bis dato mit ande­ren Abteilungen/Teams kommuniziert? 
  • Habt bei den Fra­ge­stel­lung immer eines im Kopf: Was muss das Social Intra­net bie­ten, damit es für die Mehr­heit der Mit­ar­bei­ter wirk­lich einen Mehr­wert hat.
  • Iden­ti­fi­ka­ti­on von “Mul­ti­pli­ka­to­ren” für das Social Intra­net. Da die Cha­rak­te­re in einem Unter­neh­men immer bunt gemischt sind, ist es beson­ders wich­tig, Befür­wor­ter für das Social Intra­net (bzw. Per­so­nen, die gene­rell neu­en Lösun­gen auf­ge­schlos­sen sind) zu iden­ti­fi­zie­ren. Genau die­se “Mul­ti­pli­ka­to­ren” sind für Euch immens wich­tig, da die­se u. a. dazu bei­tra­gen wer­den, alle im Unter­neh­men posi­tiv auf die neue Platt­form ein­zu­stim­men. Klas­si­sche “Mund-zu-Mund”-Propaganda bleibt daher wichtig.
  • Durch einen ein­heit­li­chen “Fra­ge-Kata­log” ist die nach­ste­hen­de Auf­be­rei­tung der Feed­backs ein­fa­cher und bes­ser vergleichbar.
  • Der genaue Umfang des Fra­ge­ka­ta­logs und die Dau­er für die Umfra­ge hängt natür­lich von dem Anspruch an das Pro­jekt und auch von der Grö­ße Dei­nes Unter­neh­mens ab. Beach­te hier aller­dings fol­gen­des: Umso mehr das Pro­jekt-Team über die “Schmerz-Punk­te” der Mit­ar­bei­ter erfährt, umso bes­ser kön­nen dann ent­spre­chen­de Lösun­gen für das Social Intra­net erar­bei­tet werden.

Das Pro­jekt-Team hat nun die Auf­ga­be, die (hof­fent­lich) zahl­rei­chen Feed­backs zu bewer­ten und zu prio­ri­sie­ren. Im Anschluss dar­an müs­sen Schluss­fol­ge­run­gen gezo­gen wer­den, wel­che kon­kre­ten Inhal­te und Fea­tures sei­tens der Mit­ar­bei­ter vor­aus­ge­setzt bzw. gewünscht werden.

Pha­se 3: Road­map und “Modul”-Abstimmungen für das Social Intranet

Du hast nun die Infor­ma­tio­nen bzgl. der tech­ni­schen Umset­zung mit Dei­ner IT-Abtei­lung geklärt und soll­test Dank der IST-Ana­ly­se und anschlie­ßen­den Aus­wer­tung der inter­ne Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on, eine genaue Vor­stel­lung haben, wel­che Inhal­te und Fea­tures von der Mehr­heit der Mit­ar­bei­ter gewünscht wer­den. Was nun noch fehlt: Die Bestim­mung der fina­len “Modu­le”, die Ver­ant­wort­lich­kei­ten für die Inhalts-Erstel­lung und ein genau­er Zeit­plan (Road­map) für Dein Social Intra­net auf WordPress-Basis.

  • Die Aus­wahl der fina­len “Modu­le“
    Ich ken­ne an die­ser Stel­le natür­lich nicht die Details Dei­ner Aus­wer­tung. Daher kann ich auch kei­ne Aus­sa­ge tref­fen, wel­che “Modu­le” für Dein Unter­neh­men in Fra­ge kom­men wür­den. Wie schon erwähnt wer­de ich mich der ein­fach­heits­hal­ber auf die Modu­le “Blog”, “Wiki” und “Mit­ar­bei­ter­ver­zeich­nis” fokus­sie­ren.

    Dadurch das Wor­d­Press pro­blem­los um wei­te­re “Modu­le” bzw. Funk­tio­nen jeder­zeit mit­hil­fe von Plugins erwei­tert wer­den kann, soll­te die Anpas­sung an die indi­vi­du­el­len Anfor­de­run­gen Dei­nes Unter­neh­mens kein gro­ßes Pro­blem dar­stel­len. Wenn doch: Nut­ze ein­fach die Kom­men­tar­funk­ti­on des Arti­kels und/oder schreib mir eine E‑Mail — ich ver­su­che Dir auf jeden Fall bei offe­nen Fra­gen bzgl. wei­te­rer “Modu­le” (Stich­wort z. B. “Grup­pen” oder “Foren”) oder Fea­tures wei­ter­zu­hel­fen.
  • Die Bestim­mung der Ver­ant­wort­lich­kei­ten für die Inhalts-Erstel­lung
    Was nüt­zen die bes­ten Inhalts-Ideen, wenn man kei­nen hat, der die­se auch umsetzt. Ich hat­te schon dazu geschrie­ben, dass nie­mals eine zen­tra­le Stel­le im Unter­neh­men sich allei­ne um die Inhal­te eines Social Intra­net küm­mern kann. Es ist für den nach­hal­ti­gen Erfolg der Platt­form wich­tig, dass man die Inhalts-Erstel­lung mög­lichst auf vie­le Abteilungen/Teams ver­tei­len kann. Kei­ner braucht ein Text-Pro­fi zu sein, Haupt­sa­che die Inhal­te besit­zen eine hohe Rele­vanz. Sie mich an: Ich bin defi­ni­tiv kein pro­fes­sio­nel­ler Tex­ter, möch­te aber unbe­dingt mein Wis­sen in Sachen Social Intra­net & Wor­d­Press mit ande­ren tei­len.

    Daher kann es in die­ser Pha­se bereits hilf­reich sein, dass man sich bzgl. dem Blog und Wiki kon­kre­te Gedan­ken bzgl. mög­li­cher The­men-Kate­go­rien macht und wer sei­tens der Abteilungen/Teams in Fra­ge kommt um Inhal­te lie­fern zu kön­nen. Wenn die Leu­te ein­mal die Hemm­schwel­le über­wun­den haben und sehen, dass ein klei­ner Text kein “Hexen­werk” ist, klappt das ab dem zwei­ten oder drit­ten Mal schon viel bes­ser. Hier noch ein klei­ner Tip: Weni­ger ist mehr. Der Blog braucht nicht eine Min­dest­an­zahl an ver­schie­de­nen Kate­go­rien. Hier gilt immer Qua­li­tät vor Quan­ti­tät. Lie­ber nur 5–6 Kate­go­rien mit regelm. rele­van­ten inhal­ten als für jedes noch so klei­ne The­ma eine extra Kate­go­rie, für die sel­ten neue Inhal­te gene­riert wer­den.

    In mei­nem dama­li­gen Pro­jekt haben wir das z. B. so gelöst: Jeder Mit­ar­bei­ter konn­te Inhalts-Ideen für den Wiki lie­fern — auch wenn das nur eine aus­führ­li­che Stich­wort­lis­te ohne aus­for­mu­lier­ten Text war. Dafür hat­ten wir intern ein klei­nes Doku­ment ent­wi­ckelt, dass online aus­ge­füllt wer­den konn­te. Mein Team über­ar­bei­te­te dann den Wiki-Arti­kel und stell­te die­sen dann online — als Ver­fas­ser wur­de dann aber der Ideen-Geber angeführt. 
  • Der kon­kre­te Zeit­plan
    Jetzt soll­te das Pro­jekt-Team den genau­en zeit­li­chen Ablauf der wei­te­ren Pha­sen bestim­men, damit das gesam­te Pro­jekt eine zeit­li­che Ver­bind­lich­keit erhält und nicht ein zwei­ter Ber­li­ner Flug­ha­fen wird. 😉 Mei­ne Emp­feh­lung: Plan genü­gend Puf­fer­zei­ten an. Das jewei­li­ge Tages- und Pro­jekt­ge­schäft kann sich nega­tiv auf die Pro­jekt­lauf­zeit aus­wir­ken, genau­so wie Urlaubs- und Krank­heits­ta­ge der Ver­ant­wort­li­chen. Schließ­lich gibt es immer noch Ein­fluss­fak­to­ren, die man so über­haupt nicht auf dem Radar hat­te. Davon kann ich sel­ber ein Lied sin­gen. Die offi­zi­el­le Prä­sen­ta­ti­on mei­ner pri­va­ten Test-Platt­form war Anfang 2017, der Pro­jekt­start erfolg­te im März 2017. Letzt­lich ist die Platt­form im Okto­ber 2018 end­lich online gegan­gen. Dazwi­schen kam es immer wie­der zu Ver­schie­bun­gen, weil ande­re Pro­jek­te höher prio­ri­siert wur­den und weil die IT-Abtei­lung mit ande­ren Pro­jek­ten aus­ge­las­tet war. 

Pha­se 4: Inter­ne Erstel­lung der Platt­form & Orga­ni­sa­ti­on der Pilotphase

Nun geht Dein Pro­jekt end­lich in die Pra­xis über: Die grund­le­gen­de tech­ni­sche Platt­form kann erstellt wer­den. Ich wer­de hier noch nicht auf die Ein­zel­hei­ten der Platt­form (The­me + Plugins) ein­ge­hen, da ich dafür den nach­fol­gen­den Arti­kel “Teil 4: Es wird tech­nisch aber nicht kom­pli­ziert: Dei­ne Platt­form ent­steht” vor­ge­se­hen habe. 

Eine mehr­wö­chi­ge Pilot­pha­se mit aus­ge­wähl­ten Teil­neh­mern soll­test Du auf jeden Fall durch­füh­ren. In die­ser Pha­se kann Dei­ne Platt­form auf Herz & Nie­ren getes­tet wer­den. Detail­lier­ter wird es im Arti­kel “Teil 5: Wich­ti­ge ers­te Erfah­run­gen sam­meln: Die Pilot­pha­se Dei­ner Platt­form”.

Pha­se 5: Durch­füh­rung der Pilotphase

Mehr über die genaue Pilot­pha­se wirst Du im kom­men­den Arti­kel “Teil 5: Wich­ti­ge ers­te Erfah­run­gen sam­meln: Die Pilot­pha­se Dei­ner Platt­form” erfah­ren. Sobald die­ser erschie­nen ist, wer­de ich die­sen Pas­sus hier noch aktua­li­sie­ren und direkt auf den Arti­kel verlinken.

Pha­se 6: Erstel­lung der Onboar­ding-Inhal­te und Vor­be­rei­tung für die Live-Schaltung

Damit es auch hier zu kei­nen Dopp­lun­gen kommt, wirst Du die aus­führ­li­chen Inhal­te im Arti­kel “Teil 6: Jetzt wird es ernst: Dei­ne Platt­form kann an den Start gehen” fin­den, der in eini­gen Wochen erschei­nen wird.

Pha­se 7: Onboar­ding & Live-Schal­tung des Social Intranet

Sie­he “Teil 6: Jetzt wird es ernst: Dei­ne Platt­form kann an den Start gehen”. Auch die­ser Arti­kel ist noch in der Entstehung!

Pha­se 8: Der ers­te “Patch­day” steht an

Sie­he “Teil 7: Hege & pfle­ge Dei­ne Platt­form: Patch­days”. Sobald der Arti­kel erschie­nen ist, wer­de ich ihn hier verlinken.

Mei­ne abschlie­ßen­den Gedanken

Ja, sehr viel Theo­rie bis jetzt. Glaub’ mir — das ist bei solch einem Pro­jekt aller­dings auch not­wen­dig. Ver­spro­chen: Im fol­gen­den vier­ten Teil der Serie (“Es wird tech­nisch aber nicht kom­pli­ziert: Dei­ne Platt­form ent­steht”) geht es end­lich in die Pra­xis und Du wirst erfah­ren, wie das tech­ni­sche Grund­ge­rüst auf Wor­d­Press-Basis kon­kret aus­se­hen könn­te. Ich hat­te es bereits in einem vor­he­ri­gen Arti­kel erwähnt: Ich wer­de Dir Schritt-für-Schritt zwei mög­li­che Vari­an­ten für ein Social Intra­net mit Wor­d­Press detail­liert zei­gen. Die ers­te Vari­an­te (dar­auf basiert mei­ne Test­um­ge­bung auf www.wp-social-intranet.de) wird mehr Frei­hei­ten bei der gra­fi­schen Gestal­tung der Platt­form bie­ten, dafür aller­dings auch den Auf­wand und Anspruch in Sachen “Admi­nis­tra­ti­on” erhö­hen. Die zwei­te Vari­an­te (die ent­spre­chen­de Test­um­ge­bung baue ich gera­de auf) basiert zum größ­ten Teil auf dem Bud­dy­Boss-Plugin, das bereits sehr vie­le Funk­tio­nen mit­bringt und somit die Admi­nis­tra­ti­on deut­lich ver­ein­fa­chen soll­te. Dafür wird es hier (wahr­schein­lich) aller­dings auch deut­lich weni­ger Anpas­sungs­mög­lich­kei­ten geben.

Wie immer gilt: Hast Du Fra­gen zum Arti­kel oder neue Anre­gun­gen? Dann schreib mir Dein Feed­back bit­te als Kom­men­tar. Ger­ne kannst Du mir auch Dei­ne bis­he­ri­gen Erfah­run­gen schreiben.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.