Wie Du Schritt für Schritt ein Social Intra­net mit Wor­d­Press auf­baust: Teil 2

Das gro­ße Gan­ze betrach­ten: Die Ent­schei­dungs­grund­la­ge für Dein Social Intra­net

Nach­dem Du im ers­ten Teil der Blog-Serie bereits einen ers­ten gro­ben Über­blick bzgl. dem The­ma “Social Intra­net mit Wor­d­Press” erhal­ten hast, geht es direkt wei­ter mit den kon­kre­ten “Haus­auf­ga­ben” die Du als ers­tes ange­hen soll­test. Es gilt eine soli­de Ent­schei­dungs­grund­la­ge für Dein Social Intra­net zu erstel­len. Die­se ist aller­dings nicht aus­schließ­lich für Dei­ne Geschäfts­füh­rung gedacht, son­dern auch für die IT-Ver­ant­wort­li­chen. In mei­nem beson­de­ren Fall such­te ich zuerst das Gespräch mit dem IT-Lei­ter um die ers­ten gro­ben Eck­punk­te für die tech­ni­sche Umset­zung abschät­zen zu kön­nen und erst danach mei­nen für mich ver­ant­wort­li­chen Geschäfts­füh­rer, dem ich dann mei­ne Test-Platt­form prä­sen­tier­te. Das war aller­dings ein eher unge­wöhn­li­cher Ansatz, der aber mei­ner eige­nen Moti­va­ti­on, aus einem pri­va­ten Pro­jekt ein Unter­neh­mens-Pro­jekt zu machen, geschul­det war.

Das P.O.S.T.-Framework

Ich hat­te es bereits im ers­ten Arti­kel erwähnt, dass ich Tei­le aus dem P.O.S.T.-Framework und dem “Gol­den Cir­cle” ver­wen­det habe, um mir ein eige­nes “Social-Intra­net-Frame­work” zu erstel­len. Wie bin ich kon­kret vor­ge­gan­gen? Ich habe zunächst die vier Ebe­nen des P.O.S.T.-Framework (Peop­le, Objec­ti­ves, Stra­te­gy und Tech­no­lo­gy) auf mei­nen dama­li­gen Arbeit­ge­ber und den Bereich der inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on run­ter gebro­chen. Im Anschluss habe ich die drei Berei­che des “Gol­den Cir­cle” (“Why”, “How” und “What”) auf das Pro­jekt “Social Intra­net” ange­wen­det. Okay — das ist jetzt noch ziem­lich nichts aus­sa­gend und wahr­schein­lich gibt es noch vie­le “Fra­ge­zei­chen” bei Dir. Ich ver­su­che das gan­ze etwas detail­lier­ter zu beschrei­ben:

Die ers­te Ebe­ne: PEOP­LE

Foto erstellt von Mario Puri­sic

In der ers­ten Ebe­ne steht die Ana­ly­se der Mit­ar­bei­ter (PEOP­LE) in den ver­schie­de­nen Abtei­lun­gen Dei­nes Unter­neh­mens an. Hier kannst Du z. B. mit einem klei­nen Fra­ge­ka­ta­log bzgl. der Bewer­tung des Ist-Zustands und den Anfor­de­run­gen an einen Soll-Zustand der inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on arbei­ten. Wie wird die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on in Dei­nem Unter­neh­men wahr genom­men? Was sind die Pro­ble­me und Her­aus­for­de­run­gen Dei­ner Kol­le­gin­nen & Kol­le­gen im Tages- und Pro­jekt­ge­schäft? Kannst Du Unter­stüt­zer (die Dei­nem Pro­jekt gegen­über auf­ge­schlos­sen sind) bereits iden­ti­fi­zie­ren? Nut­ze den Kon­takt in per­sön­li­chen Gesprä­chen, kur­zen Mee­tings oder erstel­le Umfra­gen. Wobei ich ers­te­re Vari­an­te stär­ker prio­ri­sie­ren wür­de, da hier mei­ner Erfah­rung nach durch den direk­ten per­sön­li­chen Kon­takt die bes­se­ren Feed­backs erzielt wer­den. Für die­se Ana­ly­se soll­test Du Dir aus­rei­chend Zeit neh­men, da die­se wert­vol­len Infor­ma­tio­nen direkt in die zwei­te Ebe­ne ein­flie­ßen wer­den.

Die zwei­te Ebe­ne: OBJEC­TI­VES

Foto erstellt von S O C I A L . C U T

Die Erar­bei­tung der Ziel­set­zun­gen (OBJEC­TI­VES) schließt naht­los an die ers­te Ebe­ne an. “Was willst Du mit dem Social-Intra­net bewir­ken und war­um?”.

Vor­ab noch eine Anmer­kung von mir: Die Geschäfts­füh­rung muss sich mit dem Gedan­ken anfreun­den, dass jeder Mit­ar­bei­ter (w/m/d) eine Anzahl X pro Monat in das Social Intra­net “inves­tie­ren” darf und soll. Ich wur­de sel­ber mit sol­chen kru­den Vor­ur­tei­len wie “Das bringt doch kei­ne Neu­kun­den bzw. gene­riert kei­nen Gewinn!” oder “Die (Mit­ar­bei­ter) ver­trö­deln nur noch ihre Arbeits­zeit im Intra­net” kon­fron­tiert. Die fol­gen­den Punk­ten soll­ten Dir hel­fen, u. a. die­se Vor­ur­tei­le zu ent­kräf­ten.

Zuhö­ren:
Durch die Ana­ly­se der Mit­ar­bei­ter-Akti­vi­tä­ten (z. B. in Blog-Kom­men­ta­ren und Wiki-Arti­keln) kann man einen bes­se­ren Ein­blick erhal­ten, was die Mit­ar­bei­ter bewegt bzw. wo es ggf. Opti­mie­rungs­be­darf gibt oder gene­rell Inhal­te feh­len.

Kom­mu­ni­zie­ren:
Jede Abtei­lung wie auch die Geschäfts­füh­rung selbst sol­len Arti­kel erstel­len um u. a. mit den Mit­ar­bei­tern in einem Dia­log (z. B. in Form von Blog-Kom­men­ta­ren) zu tre­ten. Gera­de Dei­ne Füh­rungs­ebe­ne im Unter­neh­men hat hier eine immens wich­ti­ge Vor­bild­funk­ti­on.

Moti­vie­ren:
Jeder Mit­ar­bei­ter kann sich aktiv mit ein­brin­gen. Hier hast Du die Chan­ce, eher intro­ver­tier­te bzw. zurück­hal­ten­de Mit­ar­bei­ter zu akti­vie­ren und zu moti­vie­ren. Jeder soll­te die Mög­lich­keit haben, sich in Dei­nem Unter­neh­men als Exper­te bzw. Mar­ken­bot­schaf­ter zu posi­tio­nie­ren. Jeder erfah­re­ne Mana­ger soll­te wis­sen, dass intrinsi­sche Moti­va­ti­ons­fak­to­ren nach­hal­ti­ger sind (her­vor­ge­ru­fen u. a. durch ehr­li­che Wert­schät­zung ggü. den Mit­ar­bei­tern als Bei­spiel), als kurz­fris­ti­ge extrinsi­sche Moti­va­ti­on mit ach so tol­len Boni-Zah­lun­gen oder ande­ren mate­ri­el­len Geschen­ken. Eine wei­te­re Mög­lich­keit kann der The­men­be­reich „Gami­fi­ca­ti­on“ sein: Wenn bestimm­te “Zie­le” (z. B. 25 Blog- oder Wiki-Arti­kel ver­fas­sen) erreicht wer­den, erhält der betref­fen­de Mit­ar­bei­ter (w/m/d) erkenn­ba­re Aus­zeich­nun­gen (Abzei­chen im Nut­zer­pro­fil). Die­sen spie­le­ri­schen Ansatz habe ich sel­ber aber bis dato nicht wei­ter­ver­folgt.

Unter­stüt­zen:
Mit­ar­bei­ter kön­nen sich mit­hil­fe von Blog- oder Wiki-Arti­keln gegen­sei­tig unter­stüt­zen und offe­ne Fra­gen klä­ren. Hier kann in gemein­sa­mer Zusam­men­ar­beit effek­ti­ves Wis­sens­ma­nage­ment (z. B. Pro­zess­op­ti­mie­run­gen durch Nut­zung von Syn­er­gie­ef­fek­ten etc.) ent­ste­hen. Gera­de bei Unter­neh­men, die meh­re­re Stand­or­te besit­zen, ist das ein nicht zu unter­schät­zen­der Fak­tor. Eine wei­te­re Mög­lich­keit bie­ten FAQ (Häu­fig gestell­te Fra­gen — und pas­send dazu die Ant­wor­ten) für die ver­schie­de­nen Abteilungen/Bereiche in Dei­nem Unter­neh­men. Gibt es viel­leicht soge­nann­te “Self-Service”-Bereiche, (das kann z. B. ein For­mu­lar bzgl. der Ein­rei­chung von Urlaubs­ta­gen oder die Bestel­lung von Bürobedarf/Visitenkarten/Werbeartikeln sein) die die betref­fen­den Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen aus den Abtei­lun­gen ent­las­ten könn­ten?

Inte­grie­ren:
Dein Unter­neh­men hat die gro­ße Chan­ce, sei­ne Mit­ar­bei­ter bei der Ent­wick­lung von neu­en Pro­zes­sen aktiv mit ein­zu­bin­den. Anfor­de­run­gen und Pro­ble­me las­sen sich so aus ver­schie­de­nen Blick­win­keln über­prü­fen. Die klas­si­sche „Top-Down“-Kommunikation der Füh­rungs­ebe­ne ist in vie­len Berei­chen über­holt und kann von Fall zu Fall durch eine „Button-Up“-Kommunikation (hier wer­den die Mit­ar­bei­ter direkt gefor­dert und kön­nen in Rich­tung der Füh­rungs­ebe­ne kom­mu­ni­zie­ren) ersetzt wer­den.

Die drit­te Ebe­ne: STRA­TE­GY

Foto erstellt von JESHOOTS.COM

Quo Vadis? Wo soll es hin gehen? In der Stra­te­gie-Ebe­ne (STRA­TE­GY) defi­nierst Du die lang­fris­ti­gen Zie­le, die Dein Unter­neh­men mit dem Social-Intra­net errei­chen will. Ein kon­kre­tes Bei­spiel wäre die Erhö­hung der Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit bzgl. der inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on um XX % inner­halb der nächs­ten 12 Mona­te (Mes­sung anhand von inter­nen Umfra­gen im Social Intra­net). Ein wei­te­res Bei­spiel wäre die gemein­sa­me Ent­wick­lung von mind. 5 inno­va­ti­ven Ideen inner­halb des obi­gen Zeit­raums für das Unter­neh­men (das kön­nen z. B. neue Produkte/Dienstleistungen sein; genutzt wer­den hier Blog-Arti­kel, die eine eige­ne Kate­go­rie erhal­ten — z. B. “Inno­va­ti­ons­ent­wick­lung”). Wich­tig ist prin­zi­pi­ell die Mess­bar­keit und die damit ver­bun­de­ne Erfolgs­kon­trol­le. Bei Inter­es­se kannst Du Dich bzgl. SMART und OKR als mög­li­che “Ziel­vor­ga­ben-Tools” wei­ter infor­mie­ren.

Die vier­te Ebe­ne: TECH­NO­LO­GY

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In der vier­ten und letz­ten Ebe­ne (TECH­NO­LO­GY) machst Du Dir zunächst kon­kre­te Gedan­ken bzgl. der tech­ni­schen Mach­bar­keit Dei­nes Social Intra­net in enger Abspra­che mit Dei­ner IT-Abtei­lung oder Dei­nen exter­nen Dienst­leis­ter (falls Dein Unter­neh­men kei­ne inter­ne IT-Abtei­lung hat). Gibt es aus­rei­chend Wor­d­Press-Know-how im Unter­neh­men oder muss exter­ne Unter­stüt­zung (Freelancer/Agentur) hin­zu­ge­zo­gen wer­den?

Ich gehe zunächst auf das The­ma “Sicher­heit” ein, da die­ses The­ma für Dei­ne IT-Abtei­lung die obers­te Prio­ri­tät dar­stel­len soll­te. Daher ist es wich­tig, dass Du Dich hier vor­ab mit der The­ma­tik kri­tisch aus­ein­an­der­setzt. Es gibt kei­ne tech­ni­sche Platt­form die zu 100 % sicher ist vor exter­nen Angrif­fen. Wor­d­Press ist da lei­der kei­ne Aus­nah­me. Eine extrem hohe welt­wei­te Ver­brei­tung und eine kaum mehr über­schau­ba­re Anzahl an The­mes und Plugins bie­tet natür­lich viel Angriffs-Flä­che für alle Arten von destruk­ti­ven Angrif­fen. Lass Dich davon aber nicht abschre­cken. Der fol­gen­de ver­link­te Arti­kel wird Dir dabei hel­fen, mit “Best-Prac­ti­ces” für eine soli­de Sicher­heit Dei­ner Platt­form im engen Zusam­men­spiel mit Dei­ner IT zu sor­gen: Wor­d­Press Sicher­heit – 19 Schrit­te zum Ver­rie­geln Dei­ner Web­site

Noch ein paar wei­te­re Anmer­kun­gen: Ich hat­te in einem frü­he­ren Ver­si­on die­ses Arti­kels auch die Mög­lich­keit eines exter­nen Hostings ange­spro­chen. Nach eini­gen Über­le­gun­gen habe ich mich aller­dings nun gegen ein exter­nes Hos­ting ent­schie­den. War­um das? Nun ja, zum einen weil die Anfor­de­run­gen an Wor­d­Press in Sachen Sicher­heit immer wei­ter stei­gen wer­den, zum ande­ren weil damit ver­bun­den auch der Admi­nis­tra­ti­ons­auf­wand immer grö­ßer wer­den wird. Das alles in Ver­bin­dung mit hoch­sen­si­blen Unter­neh­mens­da­ten, per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten im Zusam­men­spiel mit der “belieb­ten” DSGVO ist ein­fach ein K.O.-Kriterium gegen ein exter­nes Hos­ting.

Eine intern gehos­te­te Wor­d­Press-Instal­la­ti­on (ich gehe hier davon aus, dass Dei­ne IT-Abtei­lung bzw. der exter­ne IT-Dienst­leis­ter mehr als genü­gend Sicher­heits-Know-how besitzt um u. a. per Fire­wall die gesam­te Wor­d­Press-Platt­form zu schüt­zen) bie­tet beson­ders lang­fris­tig ein­fach die deut­lich bes­se­re Opti­on.

Inter­nes Hos­ting

Wie schon oben erwähnt, sehe ich das inter­ne Hos­ting als die ein­zig sinn­vol­le Vari­an­te. Was trotz­dem immer zu beach­ten ist: Egal wie gut Dei­ne IT-Abtei­lung den Ser­ver, den Web-Ser­ver und die eigent­li­che Wor­d­Press-Instal­la­ti­on schüt­zen kann — die per­ma­nen­te War­tung Dei­ner Wor­d­Press-Instal­la­ti­on bleibt abso­lu­te Pflicht. Ich habe Dir eine Check­lis­te erstellt, die Dich hof­fent­lich bei der Ein­schät­zung des Know-how Dei­ner Abtei­lung unter­stüt­zen wird:

  • Wie schaut es in Dei­ner IT-Abtei­lung mit Know-how in Sachen Linux und/oder Win­dows Ser­ver aus?
  • Hat Dei­ne IT-Abtei­lung Know-how in Sachen Web­ser­ver (Apa­che und/oder Nginx) und Daten­ban­ken (MySQL/MariaDB)?
  • Gibt es in Dei­ner IT-Abtei­lung bereits Know-how in Sachen Wor­d­Press? In mei­nem Fall war ich anfangs der ein­zi­ge Mit­ar­bei­ter im Unter­neh­men mit dem not­wen­di­gen Know-how. Im Pro­jekt­ver­lauf arbei­te­te ich aller­dings eine Kol­le­gin in die The­ma­tik ein. Die IT-Abtei­lung erar­bei­te­te sich inner­halb weni­ger Wochen eben­falls ent­spre­chen­des Know-how.
  • Optio­nal: Gibt es in Dei­ner IT-Abtei­lung evtl. Know-how in Sachen HTML/CSS/PHP oder Java­Script? Wenn ja: Bin­go! Das hilft bei Wor­d­Press unge­mein.
  • Kann Dei­ne IT-Abtei­lung ein Sicher­heits- und Back­up-Kon­zept für die gesam­te Platt­form erstel­len und umset­zen?
  • Gibt es in Dei­nem Unter­neh­men ein soge­nann­tes “Acti­ve Direc­to­ry” (kurz “AD”; ein zen­tra­les Ver­zeich­nis für die Nut­zer-Auto­ri­sie­run­g/­Nut­zer­rech­te)? Wenn ja: Pri­ma, dann könn­te man das Social Intra­net direkt per Plugin damit ver­bin­den.
    Das hät­te den gro­ßen Vor­teil, dass sich Dei­ne Kol­le­gin­nen & Kol­le­gen kei­ne wei­te­ren Zugangs­da­ten mer­ken müs­sen und sich bequem mit den bekann­ten Win­dows-Zugangs­da­ten ein­log­gen kön­nen. Ein wei­te­rer Sicher­heits-Vor­teil für die IT: Bei Per­so­nal­ab­gän­gen wird der betref­fen­de Mit­ar­bei­ter nor­ma­ler­wei­se im AD und somit auch im Social Intra­net deak­ti­viert. Ein Zugang ist dann für den Ex-Mit­ar­bei­ter nicht mehr mög­lich.

    Was den Nut­zer­kom­fort noch wei­ter stei­gern wür­de: Neben der Anbin­dung an ein AD wird ein Sin­gle-SignOn (kurz “SSO”) ermög­licht. Was bedeu­tet das schon wie­der?! Stell Dir fol­gen­de Situa­ti­on vor: Du mel­dest Dich wie gewohnt per Win­dows-Zugangs­da­ten an Dei­nen Fir­men-Rech­ner an, rufst den Brow­ser auf (idea­ler­wei­se Fire­fox , Edge Chro­mi­um oder Chro­me Enter­pri­se; wenn mög­lich bit­te kei­nen Inter­net Explo­rer 11!) und wirst beim Auf­ruf der Social Intra­net Web­site auto­ma­tisch ein­ge­loggt ohne das Du noch etwas ein­tip­pen musst. Mache es Dei­nen Nut­zern so ein­fach wie mög­lich und es wird sich posi­tiv auf die Akzep­tanz der neu­en Platt­form aus­wir­ken. 😉

Min­dest­vor­aus­set­zun­gen für Dei­nen Social Intra­net Ser­ver:

  • Linux-Ser­ver @Debian, Cent­OS oder Ubun­tu
  • oder Win­dows Ser­ver ab Ver­si­on 2016
  • Web­ser­ver Linux: Apa­che oder Nginx
  • Web­ser­ver Win­dows: IIS 10
  • Mind. 2 vCore CPU
  • Mind. 4 GB Ram
  • Mind. 25 GB SSD-Spei­cher
  • 1Gbit-Anbin­dung
  • SSL-Zer­ti­fi­kat (das kos­ten­lo­se “Let’s Encrypt” reicht voll­kom­men)
  • Unter­stüt­zung für PHP ab Ver­si­on 7.3, MyS­QL ab 5.7 oder MariaDB ab 10.3
  • mind. 1024MB PHP Memo­ry-Limit (Wich­tig für Wor­d­Press)
  • PHP Upload File­si­ze mind. 128 MB (Wich­tig für Wor­d­Press)
  • PHP Exe­cu­ti­on Time mind. 180 Sekun­den (Wich­tig für Wor­d­Press)

Ganz am Anfang mei­nes dama­li­gen Pro­jekts, pro­bier­ten die IT-Abtei­lung und ich noch eine Vari­an­te mit einem vir­tu­el­len Win­dows-Cli­ent in Ver­bin­dung mit einem loka­len Web­ser­ver (via XAMPP). Auf­grund von Per­for­mance- und Sta­bi­li­täts­pro­ble­men wur­de die­se Idee aber wie­der schnell begra­ben. Was ich sel­ber noch nicht aus­pro­biert habe: Vie­le NAS-Fest­plat­ten (Syn­olo­gy oder QNAP um mal zwei emp­feh­lens­wer­te Her­stel­ler zu nen­nen) bie­ten auch die Mög­lich­keit dort einen Web­ser­ver mit­samt Wor­d­Press lau­fen zu las­sen. Die­ses NAS könn­te man dann ins Fir­men-Netz­werk ein­bin­den. Aller­dings bin ich bzgl. Per­for­mance und Sta­bi­li­tät da sehr skep­tisch (mag viel­leicht für <50 gleich­zei­ti­ge Nut­zer halb­wegs funk­tio­nie­ren — dar­über hin­aus soll­te es schnell kri­tisch wer­den — das ist aber nur eine Ver­mu­tung).

Wegen des Ser­ver-Betriebs­sys­tems und dem The­ma “Web­ser­ver” noch ein paar Anmer­kun­gen von mir: Zum Pro­jekt­start setz­ten wir damals auf Win­dows Ser­ver 2012 R2 in Ver­bin­dung mit dem IIS 8.5 als Web­ser­ver. Lei­der kam es zu diver­sen Kom­pa­ti­bi­li­täts­pro­ble­men mit eini­gen Wor­d­Press-Plugins, so dass wir uns dazu ent­schie­den, einen exter­nen Dienst­leis­ter mit der Instal­la­ti­on eines Linux-Ser­vers (@Debian) und Apa­che (mit Nginx gab es Pro­ble­me mit dem Acti­ve-Direc­to­ry-Plugin) als Web­ser­ver zu beauf­tra­gen. Wie das aktu­ell mit Win­dows Ser­ver 2016/2019 und IIS10 aus­schaut — da habe ich lei­der kei­ne Erfah­rungs­wer­te. Daher wür­de ich auf Num­mer sicher gehen und immer auf die Kom­bo “Linux/Apache bzw. Nginx” set­zen.

Gera­de in Sachen Kom­pa­ti­bi­li­tät und Sta­bi­li­tät ist es gene­rell rat­sam, zum Pro­jekt­start zunächst ein Grund­ge­rüst (Wor­d­Press-Instal­la­ti­on + The­me + nur die abso­lut not­wen­di­gen Plugins) zu instal­lie­ren und “Platz­hal­ter-Inhal­te” ein­zu­pfle­gen. Inves­tiert erst ein­mal zu die­sem Zeit­punkt kei­ne Zeit in Design/Layout der Platt­form. Jetzt heisst es erst ein­mal alles zu tes­ten und ggf. die Anbin­dung an ein Acti­ve-Direc­to­ry aus­zu­pro­bie­ren. Sobald Dei­ne IT grü­nes Licht gibt, kannst Du mit Voll­gas u. a. an Design & Lay­out arbei­ten.

Nach­dem Du Dich nun mit der Sicher­heit von Wor­d­Press beschäf­tigt hast, kannst Du Dich nun der Aus­wahl pas­sen­der „Modu­le“ (z. B. Blog, Wiki, FAQ und Mit­ar­bei­ter­ver­zeich­nis) für Dein Social-Intra­net wid­men. Da Wor­d­Press umfas­send mit diver­sen Plugins erwei­tert wer­den kann, ist eine ste­ti­ge Wei­ter­ent­wick­lung Dei­nes Social Intra­net gesi­chert. Wird z. B. ein Forum zur erwei­ter­ten The­men-Dis­kus­si­on gewünscht? Kein Pro­blem, dafür gibt es aus­ge­reif­te Lösun­gen. Ich wür­de aller­dings den Gesamt­um­fang wenn mög­lich über­sicht­lich hal­ten. Die eier­le­gen­de Woll­milch­sau wird es nicht geben und jedes wei­te­re Plugin kann die Platt­form ver­lang­sa­men, zu Kon­flik­ten mit ande­ren Plugins füh­ren und somit die Gesamt-Sicher­heit- bzw. ‑Sta­bi­li­tät nega­tiv beein­flus­sen.

Aus mei­ner Erfah­rung her­aus kann ich Dir noch einen Tipp geben: In vie­len Fäl­len ist es durch­aus sinn­voll, dass man für ver­schie­de­ne Anfor­de­rungs­be­rei­che auch ver­schie­de­ne Tools im Unter­neh­men ver­wen­det. Kon­kre­tes Bei­spiel: Dein Social Intra­net ist die zen­tra­le Infor­ma­ti­ons-Platt­form und zudem das Wis­sens­ma­nage­ment-Tool in Dei­nem Unter­neh­men für ALLE Mit­ar­bei­ter. Das Tool “X” ist die sepa­ra­te Lösung für das agi­le Pro­jekt- und Auf­ga­ben­ma­nage­ment für bestimm­te Abteilungen/Teams/Mitarbeiter im Unter­neh­men. Für Wor­d­Press gibt es zwar eini­ge Pro­jekt- und Auf­ga­ben­ma­nage­ment-Plugins — aller­dings sind die­se vom Funk­ti­ons­um­fang und Benut­zer­freund­lich­keit her eher rudi­men­tär und der­zeit mei­ner Mei­nung nach nicht emp­feh­lens­wert. Das glei­che gilt für Chat-Plugins. Auch hier gibt es um län­gen bes­se­re sepa­ra­te Lösun­gen.

Das ist übri­gens auch einer der Grün­de, war­um ich hier im Blog zukünf­tig auch sepa­ra­te Lösun­gen für das gemein­sa­me Pro­jekt- und Auf­ga­ben­ma­nage­ment tes­ten wer­de.

Ich hat­te in den ers­ten Ver­sio­nen mei­ner pri­va­ten Test-Platt­form lei­der den Feh­ler gemacht, mög­lichst vie­le Funk­tio­nen in die Wor­d­Press-Instal­la­ti­on rein­pa­cken zu wol­len. Mit ent­spre­chen­den Fol­gen: Zum einen brach die Per­for­mance stark ein und zum ande­ren war die Admi­nis­tra­ti­on der gan­zen zusätz­li­chen Plugins (ich hat­te damals rund 45 Plugins gleich­zei­tig akti­viert ) der blan­ke Hor­ror. “Keep it simp­le” soll­te daher Dei­ne Devi­se sein. Fang klein an und erwei­te­re Dein Social Intra­net mit Bedacht. Wich­ti­ger sind wie immer die rele­van­ten Inhal­te und deren ste­ti­ger Neu­erstel­lung.

Exter­ne und web­ba­sier­te Lösun­gen (wie oben genannt z. B. ein Tool für das Pro­jekt- und Auf­ga­ben­ma­nage­ment), kann man bequem z. B. als “Link­lis­te” auf die Start­sei­te Dei­nes Social Intra­net mit inte­grie­ren — dazu aber mehr im Ver­lauf von spä­te­ren Arti­keln. Einen ers­ten Ein­blick habe ich ja im ers­ten Arti­kel ein­ge­baut.

Soweit nun die Punk­te zum P.O.S.T.-Framework. Kom­men wir nun zu dem “Gol­den Cir­cle” von Simon Sinek und wie die­ser Dir hel­fen kann, die Ent­schei­dungs­grund­la­ge zu ver­voll­stän­di­gen.

Das “Gol­den Cir­cle” als wei­te­rer Bestand­teil Dei­ner Ent­schei­dungs­grund­la­ge

Foto erstellt von Todd Quacken­bush

Ich muss mich hier als abso­lu­ten Fan von Simon Sinek outen. Sein “Gol­den Cir­cle” (nein, er hat damit das Rad nicht neu erfun­den, aller­dings so ver­ständ­lich ver­ein­facht, dass das jeder ver­ste­hen kann) ist eigent­lich pri­mär z. B. als Inspi­ra­ti­onquel­le bzgl. der Ent­wick­lung einer Cor­po­ra­te Iden­ti­ty gedacht, aller­dings funk­tio­niert es auch pri­ma als “Ent­schei­dungs­hil­fe”: Nur wenn man die Fra­gen bzgl. dem War­um (Why), Wie (How) und Was (What) beant­wor­ten kann, soll­te man ein Pro­jekt ange­hen.

WHY?

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War­um und wofür ist das Social Intra­net wich­tig? Was sind die Zie­le und der Nut­zen die­ser neu­en Platt­form? Die­se Fra­gen soll­test Du beant­wor­ten kön­nen. Hier soll­test Du auch Inhal­te aus dem vor­he­ri­gen P.O.S.T.-Framework mit ein­flie­ßen las­sen.

  • Eine zen­tra­le und sozia­le Infor­ma­ti­ons-Platt­form für die mit­tel- und lang­fris­ti­ge inter­ne Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on — zugäng­lich für alle Mit­ar­bei­ter (w/m/d).
  • Ermög­licht eine trans­pa­ren­te, nach­hal­ti­ge und stand­ort­über­grei­fen­de (inter­es­sant für Unter­neh­men, die meh­re­re Stand­or­te haben) inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on (z. B. mit einem Blog- und/oder Wiki-Modul).
  • Inhal­te von Mit­ar­bei­tern, für Mit­ar­bei­ter: So kann sicher­ge­stellt wer­den, das immer rele­van­te Inhal­te erstellt wer­den. Eher intro­ver­tier­te Mit­ar­bei­ter (zu denen zäh­le ich mich per­sön­lich) kön­nen mit rele­van­ten und qua­li­ta­ti­ven Inhal­ten „glän­zen“ ohne groß im Vor­der­grund ste­hen zu müs­sen. Nicht der am lau­tes­ten schreit erhält die Auf­merk­sam­keit, son­dern die Per­son, die gute Inhal­te lie­fert.
  • Inte­grie­rung einer Inno­va­tions-Ent­wick­lung im Unter­neh­men (z. B. umge­setzt als Blog-Serie inkl. Abstim­mungs­mög­lich­kei­ten).
  • Siche­rung von Know-how in Form einer Wis­sens­da­ten­bank (mit­hil­fe eines Wiki-Moduls).
  • Ein­fa­che Iden­ti­fi­ka­ti­on von The­men-Exper­ten im Unter­neh­men (mit­hil­fe eines dyna­mi­schen Mit­ar­bei­ter-Ver­zeich­nis­ses). Die ger­ne ein­ge­setz­ten Tele­fon­lis­ten im Excel-For­mat haben end­gül­tig aus­ge­dient. 😉
  • Der inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on­ka­nal “E‑Mail” wird wei­ter ent­las­tet, da die mit­tel- und lang­fris­ti­ge Kom­mu­ni­ka­ti­on ins Social Intra­net Schritt für Schritt ver­la­gert wird. Gera­de Dis­kus­sio­nen die über einen län­ge­ren Zeit­raum statt­fin­den, haben in der E‑Mail-Kom­mu­ni­ka­ti­on nichts zu suchen, da die­ser Kanal dafür ein­fach nicht aus­ge­legt ist.
  • Wenn gezielt inter­nes Wor­d­Press-Know-how auf­ge­baut wer­den soll: Weni­ger Abhän­gig­keit von exter­nen Dienst­leis­tern
  • Dank Wor­d­Press kann Dein Social Intra­net mit dem Unter­neh­men wach­sen (einen ent­spre­chen­den poten­ten Ser­ver und den bedach­ten Ein­satz von Plugins vor­aus­ge­setzt) und ist zudem nicht durch eine max. Anzahl an Usern limi­tiert (die gleich­zei­ti­ge Nut­zung der Platt­form durch mehr als 400 Mit­ar­bei­ter ist mög­lich — auch hier spielt natür­lich die Ser­ver-Per­for­mance eine limi­tie­ren­de Rol­le. Aller­dings betrifft das auch ande­re Social Intra­net Lösun­gen)
  • Weni­ger Zeit­auf­wand bei der Suche nach rele­van­ten Daten oder Arti­kel: Durch die Ver­wen­dung eines guten Such-Plugins wird die Stan­dard-Wor­d­Press-Suche rich­tig auf­ge­bohrt und unter­stützt sogar die Voll­text­su­che in Doku­men­ten.
  • Wei­te­re Inhal­te sie­he “Objectives”-Ebene des P.O.S.T.-Framework

HOW?

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Wie könn­te eine Umset­zung aus­se­hen? Wer muss an der Umset­zung betei­ligt wer­den und was benö­tigst Du dafür?

Ein­satz des kos­ten­lo­sen CMS “Wor­d­Press”, das Dank einer Viel­zahl an guten Plugins an die indi­vi­du­el­len Ansprü­che ange­passt wer­den kann

Inhouse-Hos­ting (sprich der Ser­ver steht ent­we­der bei Dir im Unter­neh­men oder in einem Rechen­zen­trum eines exter­nen IT-Dienst­leis­ters)

Anga­be des “First Invest” im ers­ten Jahr: Lizenz­kos­ten für die Plugins. Kos­ten für das inter­ne Hos­ting. Puf­fer berück­sich­ti­gen für mög­li­che Inan­spruch­nah­me von exter­nen Dienst­leis­tern.

Anga­be der Fol­ge­kos­ten ab dem zwei­ten Jahr: Vie­le Plugins lau­fen als Jah­res-Abo mit einem “Treue-Rabatt” ab dem zwei­ten Jahr. Daher könn­ten sich die Lizenz­kos­ten hier etwas ver­rin­gern. Kos­ten für das inter­ne Hos­ting. Puf­fer berück­sich­ti­gen für mög­li­che Inan­spruch­nah­me von exter­nen Dienst­leis­tern.

Durch wen erfolgt die Admi­nis­tra­ti­on der Platt­form? In mei­nem Fall konn­te in einem zwei­er Gespann in Zusam­men­ar­beit mit der IT die Admi­nis­tra­ti­on jeder­zeit gewähr­leis­tet wer­den. Nur für das Set­up und Pfle­ge des ver­wen­de­ten Linux-Ser­vers (auf dem die Wor­d­Press-Instal­la­ti­on lief) wur­de sei­tens der IT ein exter­ner Dienst­leis­ter beauf­tragt.

Mei­ne all­ge­mei­ne Emp­feh­lung bzgl. inter­nem Hos­ting: Mind. ein wei­te­rer Mit­ar­bei­ter (w/m/d) neben Dir soll­te in Sachen Wor­d­Press und dem Social Intra­net fit sein. Die eigent­li­che Admi­nis­tra­ti­on läuft über Dei­ne IT-Abtei­lung.

Rech­ne bzgl. des monat­li­chen inter­nen Admi­nis­tra­ti­ons­auf­wands mit ins­ge­samt ca. 4–5 Stun­den (Ein­spie­lung von Updates; Kon­trol­le der Updates; evtl. Bug­fi­xing bei Pro­ble­men etc. | Erfolgs­kon­trol­le bzgl. Zugriffs­zah­len je nach Anfor­de­rung)

WHAT?

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Wie sieht der Zeit­rah­men des Pro­jekts aus? Was soll­te alles berück­sich­tigt wer­den? Hin­weis: Die fol­gen­den Pro­jekt­pha­sen basie­ren auf mei­nen eige­nen Erfah­run­gen und die­nen nur als ein mög­li­cher Ansatz für Dich. Die Rei­hen­fol­ge, Inhal­te und die jewei­li­ge Dau­er kannst Du natür­lich für Dich sel­ber anpas­sen. Im Fol­ge-Arti­kel “Teil 3: Dein roter Faden: Der Pro­jekt­plan” gehe ich noch um eini­ges detail­lier­ter dar­auf ein.

  • PHA­SE 1: TECH­NI­SCHE VOR­AUS­SET­ZUN­GEN PRÜ­FEN
    Unter­neh­mens­wei­te tech­ni­sche Umsetz­bar­keit über­prü­fen zusam­men mit Dei­ner IT klä­ren: Wel­cher Brow­ser wird in Dei­nem Unter­neh­men ein­ge­setzt? Ist das immer noch der (hoff­nungs­los) ver­al­te­te Inter­net Explo­rer 11? Wenn ja, kann Dei­ne IT den Ein­satz eines moder­ne­ren Brow­sers (Fire­fox, Edge Chro­mi­um, Chro­me Enter­pri­se) ermög­li­chen? Kann die Wor­d­Press-Instal­la­ti­on intern gehos­tet wer­den (Hat Dei­ne IT-Abtei­lung ent­spre­chen­des Know-how?) oder kann/darf extern gehos­tet wer­den? Wie kann ein “Patch­day” umge­setzt wer­den, damit die gesam­te Wor­d­Press-Instal­la­ti­on mind. monat­lich auf einen aktu­el­len Stand gebracht wird?
  • PHA­SE 2: BIL­DUNG EINES PRO­JEKT-TEAMS UND AUS­WER­TUNG DER DER­ZEI­TI­GEN INTER­NEN UNTER­NEH­MENS­KOM­MU­NI­KA­TI­ON
    Wel­che Kol­le­gin­nen & Kol­le­gen soll­ten in der Pro­jekt­grup­pe ver­tre­ten sein und war­um? Wie schaut die Auf­ga­ben­ver­tei­lung aus? Was bedeu­ten die Feed­backs der Mit­ar­bei­ter (sie­he Ergeb­nis­se der “People”-Ebene Dei­nes Social-Intra­net-Frame­works)? Wel­che Maß­nah­men soll­ten davon abge­lei­tet wer­den? Dis­kus­si­on über die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on und deren Ablauf rund­um das neue Pro­jekt. Wie soll das “Onboar­ding” für die Mit­ar­bei­ter ablau­fen?
  • PHA­SE 3: ROAD­MAP UND “MODUL”-ABSTIMMUNGEN FÜR DAS SOCIAL INTRA­NET
    Road­map mit einer ers­ten Zeit­ein­schät­zung gemein­sam im Pro­jekt-Team erar­bei­ten. Bestim­mung der fina­len Bestand­tei­le der Platt­form (z. B. Blog-Modul, Wiki-Modul und Mit­ar­bei­ter­ver­zeich­nis-Modul).
  • PHA­SE 4: INTER­NE ERSTEL­LUNG DER PLATT­FORM & ORGA­NI­SA­TI­ON DER PILOT­PHA­SE
    Kon­kre­te Hil­fe­stel­lun­gen zum mög­li­chen The­me & Plugins wirst Du im kom­men­den Arti­kel “Teil 4: Es wird tech­nisch aber nicht kom­pli­ziert: Dei­ne Platt­form ent­steht” nach­le­sen kön­nen. Pilot­pha­se: Wer soll in die Grup­pe der Pilot-Teil­neh­mer? Erstel­lung einer Umfra­ge zwecks Feed­back-Samm­lung der Teil­neh­mer.
  • PHA­SE 5: DURCH­FÜH­RUNG DER PILOT­PHA­SE
    Die Pilot­pha­se soll­te mind. 4 Wochen andau­ern, damit die Teil­neh­mer aus­rei­chend Zeit für Feed­back erhal­ten. Im Anschluss ana­ly­siert das Pro­jekt-Team die Feed­backs, dis­ku­tiert und prio­ri­siert mög­li­che Anpas­sun­gen. Danach soll­te ein soge­nann­ter “Fea­ture-Free­ze” statt­fin­den. Das bedeu­tet kon­kret, dass kei­ne neu­en Funk­tio­nen mehr ein­ge­baut wer­den und das Pro­jekt-Team sich nur noch auf das Fin­den von Feh­lern fokus­siert.
  • PHA­SE 6: ERSTEL­LUNG DER ONBOAR­DING-INHAL­TE UND VOR­BE­REI­TUN­GEN FÜR DIE LIVE-SCHAL­TUNG
    Diver­se Inhal­te (Webi­nar, kur­ze Clips, PDF-Doku­men­te mit Screen­shots etc.) wer­den nun für die Ein­füh­rungs­pha­se (Onboar­ding) des Social Intra­net vom Pro­jekt-Team erstellt. Der genaue Ablauf und der fina­le Ter­min für die Live-Schal­tung wird im Team abge­stimmt.
  • PHA­SE 7: ONBOAR­DING & LIVE-SCHAL­TUNG DES SOCIAL INTRA­NET
    Es wird end­lich ernst: Das Onboar­ding kann star­ten. Ob dies paral­ell zur Live-Schal­tung oder mit etwas Vor­lauf­zeit pas­sie­ren wird, soll­te das Pro­jekt-Team abge­stimmt haben. Das Pro­jekt-Team soll­te auf jeden Fall gut dar­auf vor­be­rei­tet sein, dass gera­de in den ers­ten Tagen nach der Live-Schal­tung vie­le Fra­gen auf­kom­men wer­den.
  • PHA­SE 8: DER ERS­TE “PATCH­DAY” STEHT AN
    Dein Social Intra­net ist nun die ers­ten Tage online und wird hof­fent­lich schon aktiv von den Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen genutzt. Nach den ers­ten vier Wochen soll­test Du den ers­ten “Patch­day” durch­füh­ren. Ver­giss bit­te nicht — mit ein paar Tagen Vor­lauf­zeit — die Mit­ar­bei­ter dar­über zu infor­mie­ren, da die Platt­form wäh­rend der Durch­füh­rung des “Patch­day” ggf. eini­ge Stun­den nicht erreich­bar sein kann. Sobald die­ser star­tet, kann z. B. eine Info­sei­te beim Auf­ruf des Social Intra­net tem­po­rär ange­zeigt wer­den. Jetzt heißt es neue Updates Schritt-für-Schritt ein­zu­spie­len. Daher ist eine sepa­ra­te “Ent­wick­lungs­um­ge­bun­g/S­ta­ge-Umge­bung” abso­lu­te Pflicht. Sobald alle Updates erfolg­reich ein­ge­spielt wur­den und ein gene­rel­ler Funk­ti­ons­test kei­ne Pro­ble­me gezeigt hat, kannst Du die Ände­run­gen auf die Live-Umge­bung über­spie­len. In einem Fol­ge-Arti­kel gehe ich hier noch kon­kre­ter auf die ein­zel­nen Schrit­te ein.

In vie­len Unter­neh­men gibt es immer wie­der Berei­che, wo Mit­ar­bei­ter (w/m/d) kei­ne Mög­lich­keit haben, auf ein Intra­net zugrei­fen zu kön­nen. Wie stellst Du hier sicher, dass Infos aus dem Social Intra­net auch zu Mit­ar­bei­tern (w/m/d) gelan­gen, die kei­nen Inter­net­zu­gang haben?

Hier sind ein paar gedank­li­che Ansät­ze für Dich als Inspi­ra­ti­on:

  • Lösungs­an­satz 1: Digi­ta­les “Schwar­zes Brett” (idea­ler­wei­se mit Touch­funk­ti­on) für die betrof­fe­nen Berei­che ein­füh­ren (Touch­screen + Mini-Rech­ner + WLAN/LAN). Die­ses “Schwar­ze Brett” zeigt dann (evtl. hier und da vom Lay­out ange­passt die Inhal­te des Social Intra­net an).
  • Lösungs­an­satz 2: zen­tra­le Info-Arbeits­plät­ze in den betrof­fe­nen Berei­chen ein­rich­ten, die von den Mit­ar­bei­tern (w/m/d) bei Bedarf genutzt wer­den kön­nen.
  • Lösungs­an­satz 3: iPads mit WLAN oder LTE für die betref­fen­den Berei­che anschaf­fen und zur Ver­fü­gung stel­len.
  • Lösungs­an­satz 4: Man kann davon aus­ge­hen, dass jeder Mit­ar­bei­ter (w/m/d) ein pri­va­tes Smart­pho­ne besitzt: Social-Intra­net auch von extern aus zugäng­lich machen. Das Stich­wort Bring your own Device bringt Dich hier wei­ter.

Mei­ne abschlie­ßen­den Gedan­ken

Das war jetzt ein star­ker Text­bro­cken von mir mit sehr viel Theo­rie. 😉 Aber Du hast Dich tap­fer bis zu die­sen Zei­len durch­ge­kämpft — Bra­vo dafür! Noch ein paar letz­te Gedan­ken von mir: Im Zen­trum Dei­nes Social-Intra­net-Frame­work soll­te immer der Mit­ar­bei­ter ste­hen. Wich­tig ist zudem das Grund­ver­ständ­nis, dass die Inhal­te eines Social-Intra­net nie zen­tral von einer Abtei­lung allein erstellt wer­den kön­nen, son­dern von mög­lichst vie­len Mit­ar­bei­tern aus allen Abteilungen/Standorten des Unter­neh­mens getra­gen wer­den soll­ten.

Wie schon erwähnt muss Dei­ne Geschäfts­füh­rung 100 % hin­ter der Platt­form ste­hen und jeden Mit­ar­bei­ter (w/m/d) die akti­ve Nut­zung ermög­li­chen und Zeit dafür frei­räu­men (Bit­te kei­ne Aus­re­den, dass neben Tages­ge­schäfts oder Pro­jekt­ar­bei­ten kei­ne Zeit mehr übrig bleibt). Das sind alles Ent­schei­dun­gen, die zu Erfolg oder Miss­erfolg der gesam­ten Platt­form füh­ren kön­nen. Da spricht der Aus­bil­der in mir: Gibt es Azubi’s in Dei­nem Unter­neh­men? Dann bin­de die­se aktiv mit ein (zudem sind die­se natür­lich auch eine “Ziel­grup­pe” für das Social Intra­net).

„Von Mit­ar­bei­tern für Mit­ar­bei­ter“ – die­se Aus­sa­ge soll­test Du immer im Hin­ter­kopf behal­ten.

Wei­ter geht es mit dem drit­ten Teil der Serie mit dem Titel: Dein roter Faden: Der Pro­jekt­plan”.

Wie immer gilt: Hast Du Fra­gen zum Arti­kel oder neue Anre­gun­gen? Dann schreib mir Dein Feed­back bit­te als Kom­men­tar. Ger­ne kannst Du mir auch Dei­ne bis­he­ri­gen Erfah­run­gen schrei­ben.

2 Antworten

  1. Hal­lö­chen,

    bin durch Zufall auf Dei­nen Blog gesto­ßen und fin­de das The­ma sehr inter­es­sant. Habe auch für mei­nen Arbeit­ge­ber mal was mit Wor­d­Press auf­ge­baut. Hier habe ich eini­ge Plugins dann sel­ber pro­gram­miert und woll­te wei­te­re Funk­tio­nen von Wor­d­Press eta­blie­ren. Lei­der gilt aber manch­mal auch “Der Pro­phet im eige­nen Land ist nichts wert”.
    Ich wer­de Dei­nen Blog mal wei­ter­hin mit­le­sen.

    Gruß
    Micha­el

    1. Hal­lo Micha­el,
      vie­len Dank für Dein Feed­back! An eige­ne Plugins hat­te ich damals nicht gedacht, da mein Know-how (bis heu­te) dafür nicht aus­ge­reicht hat­te. Ich arbei­te gera­de am drit­ten Teil der Serie und par­al­lel dazu am vier­ten Teil, der dann kon­kre­ter auf The­me und Plugins ein­ge­hen wird.

      Vie­le Grü­ße

      Manu­el

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